مراحل بعد از قبولی در آزمون سردفتری

برای داوطلبان و متقاضیان آزمون سردفتری اسناد رسمی، پس از احراز شرایط و ضوابط شرکت در آزمون سردفتری و قبولی در آزمون، بلافاصله مجوز تاسیس دفتر صادر نمی شود، بلکه این افراد ملزم به طی مراحل بعد از قبولی در آزمون سردفتری و احراز شرایط بعدی می باشند. اما این مراحل چیست و شامل چه مواردی می شود؟ در ادامه این مقااله به طور دقیق به این موضوع خواهیم پرداخت…

سردفتری یکی از حوزه‌های کاری مرتبط با مدیریت اسناد رسمی و ثبتی است. سردفتر به عنوان مسئول دفترخانه اسناد رسمی، مسئولیت ثبت و مدیریت اسناد قانونی و رسمی را بر عهده دارد. او وظیفه دارد اسناد رسمی مانند اسناد ثبتی، مدارک شناسایی، سند مالکیت و سایر اسناد حقوقی را به طور صحیح ثبت و نگهداری کند. اما مراحل بعد از قبولی در آزمون سردفتری شامل چه مواردی است؟

مراحل بعد از قبولی در آزمون سردفتری چیست؟

در رابطه با شرایط، ضوابط و منابع آزمون سردفتری اسناد رسمی و شرکت در کلاس آزمون سردفتری در مقالات قبلی به طور مفصل توضیح داده ایم. اما پذیرفته‌شدگان بعد از قبولی در آزمون، چه مراحلی را باید طی کنند تا ابلاغ و مجوز تاسیس دفتر اسناد رسمی برای آن‌ها صادر شود؟

با توجه به اینکه از سال ۱۳۸۶ تا ۱۴۰۰ فقط یک آزمون سردفتری در سال ۱۳۹۷ برگزار شده است و پس از آن تا سال ۱۴۰۱ آزمون دیگری برگزار نگردیده، بنابراین اطلاعات دقیقی از فرایند جذب و مصاحبه علمی پذیرفته‌شدگان آزمون کتبی در دست نیست؛ در نتیجه آنچه در این مقاله در رابطه با مراحل بعد از قبولی در آزمون سردفتری می‌خوانیم، گزارشی از تجربیات برخی از پذیرفته‌شدگان دوره‌های گذشته این آزمون است.

به طور کلی مراحل بعد از قبولی در آزمون سردفتری ، متقاضیان باید فرآیندی را طی کنند تا بتوانند مجوز تاسیس دفتر را دریافت نمایند. سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، یک نهاد قضایی از زیر مجموعه قوه قضاییه است. این نهاد با همکاری کانون سردفتران و دفتریاران و براساس قانون تسهیل صدور برخی مجوزهای کسب و کار اقدام به برگزاری آزمون جذب می نماید.

5 مرحله بعد از قبولی در آزمون سردفتری

این مراحل عبارتند از:

1. مصاحبه شفاهی: پس از قبولی در آزمون سردفتری، متقاضیان ممکن است به مصاحبه شفاهی دعوت شوند. در این مصاحبه، صلاحیت و توانایی متقاضی برای تصدی سردفتری اسناد رسمی بررسی می‌شود. مصاحبه معمولاً توسط سازمان ثبت اسناد و املاک کشور یا نماینده‌های آن صورت می‌گیرد.
2. احراز شرایط و تایید مدارک: پس از قبولی در آزمون سردفتری، متقاضیان باید شرایط وضع شده برای تصدی سردفتری را احراز کنند و مدارک مورد نیاز را تأیید نمایند. این شامل مدارک تحصیلی، تجربه کاری، مدارک شناسایی و سایر مدارک قانونی است.
3. آموزش عملی: بعد از مصاحبه شفاهی، ممکن است متقاضیان ملزم به حضور در دوره آموزش عملی شوند. این دوره آموزشی به افراد کمک می‌کند تا مهارت‌ها و دانش لازم برای انجام وظایف سردفتری را کسب کنند. مدت زمان و محتوای دقیق دوره آموزش عملی ممکن است بر اساس سیاست‌ها و قوانین سازمان ثبت اسناد و املاک کشور متفاوت باشد.
4. کارآموزی: پس از پایان دوره آموزش عملی، متقاضیان ممکن است ملزم به انجام کارآموزی در دفترخانه‌های سردفتری باشند. در این مرحله، آن‌ها بازدهی عملی و عملکرد خود را در محیط واقعی سردفتری اسناد رسمی نشان می‌دهند و توسط سردفتر ارزیابی می‌شوند.
5. ابلاغ سردفتری: پس از پایان دوره کارآموزی و تایید فعالیت متقاضی در دفترخانه، سردفتر آن دفترخانه می‌تواند برای فرد مجوز تاسیس دفتر را صادر کند. این مجوز به صورت ابلاغ سردفتری توسط ریاست سازمان ثبت اسناد و املاک کشور صادر می‌شود.

پس از اعلام نتایج آزمون کتبی، پذیرفته‌شدگان این مرحله جهت تشکیل پرونده و آغاز مراحل جذب نهایی از سوی سازمان ثبت اسناد دعوت می‌شوند. همچنین مراحل بعد از قبولی در آزمون سردفتری و احراز شرایط ممکن است بر اساس قوانین و مقررات محلی و سیاست‌های سازمان ثبت اسناد و املاک کشور متفاوت باشد.

«دستورالعمل کارآموزی کانون سردفتران و دفتریاران را می توانید از این  بخش دریافت نمایید»

مصاحبه شفاهی بعد از قبولی در آزمون سردفتری

اولین بخش از مراحل بعد از قبولی در آزمون سردفتری، شرکت در مصاحبه شفاهی می باشد. بعد از قبولی در آزمون سردفتری، انجام مصاحبه به صورت شفاهی به منظور احراز صلاحیت داوطلبین بابت تصدی سردفتری اسناد رسمی کشور و براساس قوانین و مقررات مربوطه و تشخیص سازمان ثبت اسناد و املاک کشور صورت می پذیرد. این مصاحبه شفاهی به منظور بررسی عمق دانش و تجربه داوطلب در زمینه سردفتری اسناد رسمی و صلاحیت او برای تصدی این سمت صورت می گیرد و کسب حد‌‌نصاب امتیاز لازم در این مصاحبه حائز اهمیت خواهد بود.

مصاحبه شفاهی شامل دو بخش سوالات عمومی و سوالات اختصاصی می باشد.

سوالات عمومی مصاحبه

سوالات عمومی شامل موارد زیر هستند:

• سوالات احکام اسلامی پیرامون نماز و شکیات نماز ، مسائل جهادی ، زکات و خمس ، نجاسات و مطهرات ، در رابطه با غسل  ، احکام سجده و …
• مسائل عقیدتی و سیاسی و مطرح شدن سوالاتی در رابطه با قانون اساسی ، وظایف رهبری ، وظایف سه قوه  و اعضای آن و …
• طرح سوالاتی پیرامون وقایع تاریخی و مناسبت ها شامل مواردی همچون وقایع تاریخی انقلاب ، انقلاب فرهنگی ، رویداد مباهله و …

لازم به ذکر است که سوالات اختصاصی نیز در حیطه تخصصی و شغلی سردفتری اسناد رسمی و با هدف ارزیابی میزان دانش و تسلط متقاضی بر مباحث حقوقی دانشگاهی پرسیده می‌شوند و شامل دروس: قوق مدنی، حقوق ثبت، حقوق جزا، حقوق کیفری و …می‌باشد.

سوالات اختصاصی مصاحبه

همچنین در این مصاحبه شفاهی سوالات اختصاصی، می تواند شامل موارد زیر باشد:

• دانش قانونی: بررسی دانش داوطلب در زمینه قوانین و مقررات مرتبط با سردفتری اسناد رسمی، از جمله قوانین ثبتی، مدنی، تجاری و غیره.
• مهارت‌های فنی: ارزیابی مهارت‌های داوطلب در زمینه مدیریت اسناد، استفاده از نرم‌افزارهای دفتری و آرشیو، نگهداری و حفظ اسناد و موارد مشابه.
• تجربه کاری: بررسی تجربه کاری داوطلب در زمینه سردفتری اسناد رسمی، اطلاعات درباره مواردی مانند مدت زمان کار، سازمان‌ها و سمت‌های قبلی، پروژه‌های مدیریت اسناد و سایر جوانب مرتبط.
• مهارت‌های ارتباطی و مدیریتی: ارزیابی مهارت‌های داوطلب در زمینه ارتباطات مؤثر، توانایی همکاری در تیم، مدیریت زمان و برنامه‌ریزی، حل مسائل و موارد مشابه.

مصاحبه شفاهی با احراز صلاحیت به منظور اطمینان حاصل کردن از صلاحیت داوطلب برای تصدی سردفتری اسناد رسمی و ارتقای کیفیت کار سردفتری صورت می‌گیرد. نتیجه این مصاحبه توسط سازمان ثبت اسناد و املاک کشور تشخیص داده می‌شود و در صورت قبولی، مراحل بعدی از جمله انتصاب به سمت سردفتری اسناد رسمی را طی خواهید کرد.

مصاحبه کنندگان مرحله شفاهی جذب سردفتری، اغلب شامل یک تیم سه نفره از مقامات قضایی و سازمان ثبت اسناد هستند. محل برگزاری جلسه مصاحبه شفاهی در گذشته شهر تهران و در آزمون های اخیر مراکز استان ها بوده است.

احراز شرایط و تایید مدارک

پس از قبولی در آزمون سردفتری و مصاحبه شفاهی، معمولاً سازمان ثبت اسناد و املاک کشور یا مرجع مربوطه، احراز صلاحیت و تایید مدارک متقاضی را انجام می‌دهد.

برای احراز صلاحیت و تایید مدارک در فرآیند تصدی سمت سردفتر اسناد رسمی، موارد زیر معمولاً مورد نیاز است:

1. مدارک شناسایی: شامل شناسنامه یا کارت ملی است که هویت و اطلاعات شخصی شما را تأیید می‌کند.
2. مدارک تحصیلی: شامل شهادت‌نامه‌های تحصیلی است که میزان تحصیلات و رشته تحصیلی شما را نشان می‌دهد.
3. سوابق کاری: شامل گواهی‌ها و مدارک مربوط به سوابق شغلی و تجربه کاری شما است. ممکن است نامه‌ای از کارفرمایان یا گواهی‌های مربوط به تجربه کاری شما درخواست شود.
4. مدارک ثبتی: شامل مدارک ثبتی مرتبط با وضعیت شما می‌شود. به عنوان مثال، اگر مالک یا همراه با مالک یک دفترخانه یا شرکت باشید، ممکن است مدارک ثبتی این موارد مورد نیاز باشد.
5. فرم‌ها و اظهارنامه‌ها: ممکن است به شما درخواست شود فرم‌ها و اظهارنامه‌های مربوطه را تکمیل و ارائه کنید. این فرم‌ها ممکن است شامل اطلاعات شخصی، سوابق کاری، تعهدات حرفه‌ای و سایر جزئیات مورد نیاز باشد.

در هر صورت، لیست دقیقی از مدارک مورد نیاز و اطلاعات مربوطه بر اساس قوانین و سیاست‌های سازمان ثبت اسناد و املاک کشور یا مرجع مربوطه در کشور خود خواهد بود. بهتر است با آنها تماس بگیرید تا درباره موارد دقیق و لازم برای احراز صلاحیت مطلع شوید.

دوره آموزش عملی بعد از قبولی در آزمون سردفتری

دوره آموزش عملی در حقیقت یکی از مراحل بعد از قبولی در آزمون سردفتری است. پس از قبولی در آزمون سردفتری و مصاحبه شفاهی، ممکن است متقاضیان ملزم به حضور در دوره آموزش عملی شوند. این دوره آموزشی طراحی شده است تا به افراد کمک کند تا مهارت‌ها و دانش لازم برای انجام وظایف سردفتری را کسب کنند و با فرآیندها و قوانین مرتبط آشنا شوند.

دوره آموزش عملی معمولاً شامل آموزش عملی در زمینه‌هایی نظیر مدیریت اسناد، امور اداری، فرآیندهای سردفتری، قوانین و مقررات مرتبط و مهارت‌های فنی مربوط به سردفتری است. مدت زمان و محتوای دقیق دوره آموزش عملی ممکن است بسته به سیاست‌ها و قوانین سازمان ثبت اسناد و املاک کشور متفاوت باشد. در برخی موارد، دوره آموزش عملی می‌تواند تنها چند هفته به طول بیانجامد و در برخی موارد، ممکن است چندین ماه طول بکشد.